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天井酒业进销存 · 从建档到月末盘点，一页读完。遇到问题先看第 9、10 节。
1. 三步上手
1
建档（只做一次）
进「商品档案」填：编码、品名、每件数量、期初件数/零头、成本价、销售价、安全库存。
每个酒品一行。编码自己定，建议 YW-01、YJ-01 这种能看出品类的写法。
2
每天录单
到货进「入库」，发货进「出库」。只填日期、商品、件数、零头，折合数量与金额自动算。
录错不用改：到「流水」里作废，系统自动生成反向冲销单。
3
随时看数
「库存结存」看还剩几件几瓶、值多少钱；「月报」「全年趋势」看进销存；月末做一次「盘点」。
首页四张卡片：商品数、库存金额、未收款、需补货。
先想清楚再录第一笔：期初库存填的是「开始用系统那天仓库里实际有多少」。填错了后面所有结存都跟着错，
建议第一次录入前先跟实物盘一遍。
2. 双单位怎么填（最容易错）
所有数量都拆成 件数 和 零头 两个格子。「件」是你进货的整包装单位（箱/坛/提），「零头」是不满一件的瓶数或斤数。
折合数量 = 件数 × 每件数量 + 零头
| 实际数量 | 商品规格 | 件数填 | 零头填 | 折合 |
|---|---|---|---|---|
| 整 20 箱 | 4 瓶/箱 | 20 | 0 | 80 瓶 |
| 3 箱 + 2 瓶 | 4 瓶/箱 | 3 | 2 | 14 瓶 |
| 1 箱 + 2 瓶 | 4 瓶/箱 | 1 | 2 | 6 瓶 |
| 散酒 5 坛 | 20 斤/坛 | 5 | 0 | 100 斤 |
| 散酒 5 坛 + 10 斤 | 20 斤/坛 | 5 | 10 | 110 斤 |
零头必须小于每件数量。零头填 5、每件是 4 的，系统会直接拦下并提示进位——这是故意的，
因为「1 件 6 瓶（4 瓶/件）」这种记法正是老台账对不上账的根源。
3. 入库（进）
| 字段 | 怎么填 | 注意 |
|---|---|---|
| 日期 | 默认今天，可改 | 必须是 2026-11-14 这种格式，别写 2026.11.14 |
| 商品 | 下拉选 | 选不到说明还没建档 |
| 件数 / 零头 | 见第 2 节 | 零头 < 每件数量 |
| 入库单价 | 可留空 | 留空按商品档案的成本价算金额 |
| 来源/供应商 | 如「生产入库」「古蔺酒厂」 | 用于区分自制与采购 |
| 经办人 | 实际收发货的人 | 用于追责与核对 |
保存后单据号自动生成：R-20261114-01（R = Receipt，当天第 1 张）。不用手编，也不要改。
4. 出库与「出库类型」怎么选
出库类型决定这笔货是收入还是费用，选错会让月报失真，这是最常见的管理性错误。
| 类型 | 什么时候用 | 单价默认 | 收款 |
|---|---|---|---|
| 销售出库 | 卖给客户/经销商/渠道 | 销售价 | 必须填收款状态 |
| 赠送品鉴 | 送客户品鉴、市场推广 | 成本价 | 自动「无需收款」 |
| 内部领用 | 招待、员工自用、接待室备用 | 成本价 | 自动「无需收款」 |
| 门店调拨 | 发给体验店/门店，货还是公司的 | 成本价 | 自动「无需收款」 |
| 退货 | 客户退回 | 按实际 | 按实际 |
| 报损 | 破损、过期、丢失 | 成本价 | 自动「无需收款」 |
只有「销售出库」会进收入口径并产生应收；其他四类按成本计入费用/调拨。
月底老板问「这个月到底卖了多少、送了多少」，靠的就是这一列分得清。
| 字段 | 怎么填 |
|---|---|
| 客户/渠道 | 写对方单位或渠道名，如「京东-厚酱」「泸州-舒泉」 |
| 业务员 | 只写人（吴忠旺），别写渠道名（老台账把「京东」写在这一列，导致按人统计不出来） |
| 领取/签收人 | 实际提货或签收的人 |
| 物流公司 / 快递单号 / 运费 | 销售发货时填；自用、调拨可留空 |
| 收款状态 | 未收 / 部分已收 / 已收 / 无需收款。「未收」会在流水里标红 |
| 已收金额 | 部分已收时填实际到账金额 |
出库数量不能超过当前结存，超了会被拦下——先用「盘点」把账调对，或确认是不是选错商品。
5. 库存结存怎么读
当前结存 = 期初 + Σ入库 − Σ出库 ± Σ盘点调整
| 列 | 含义 |
|---|---|
| 期初 | 建档时填的起始库存（件×每件+零头） |
| 入库合计 / 出库合计 | 系统上线以来累计，含已作废单据的正负冲销 |
| 当前结存 | 现在仓库应该有多少（单位：瓶/斤） |
| 折件 | 换算成「几箱几瓶」，方便和实物对照 |
| 金额(成本) | 结存 × 成本单价，不是售价，别用来算利润 |
| 预警 | 低于安全库存显示「需补货」；首页也会汇总 |
这张表不用填、也不能填，全自动。数字和实物不符时，只有一条正确做法：做一次盘点，用差异把它调平。
6. 盘点怎么做（建议每月一次）
- 结账：盘点当天先把出入库单据录完，盘的过程中不要再录单。
- 生成盘点单：「盘点」→「生成盘点单」，系统会把当前结存拍成「账面数」快照。
- 盲盘：打印或手机上打开录入页，让盘点员只看品名、不看账面数，逐项点实物。
- 填实盘：只填「实盘件数」和「实盘零头」，折合与差异自动算。
- 选原因码：有差异必须选（计数误差/破损/赠送未记/自用未记/串货/失窃/待查），否则不让提交。
- 提交过账：提交后差异立即写入结存，并生成一张
T-开头的调整单。
| 差异幅度 | 处理 | 谁决定 |
|---|---|---|
| ≤ 2 瓶且 ≤ 0.3% | 视为计数误差，选「计数误差」直接调整 | 库管 |
| 超过阈值 | 必须复盘（换人重点），书面说明后再提交 | 老板 + 财务 |
| 能与当天赠送/自用对上 | 不要走盘亏，补一张对应类型的出库单更准确 | 库管 |
| 散酒差异 > 2 斤 | 查液位标尺、开封记录 | 老板 |
盘点单提交即改结存，不可撤销。提交前请确认实盘数与原因码；提交后如需纠正，只能再生成一张盘点单把差异调回来。
7. 月报、全年趋势与导出
| 页面 | 看什么 | 怎么切换 |
|---|---|---|
| 进销存月报 | 每商品：期初 / 本月入库 / 本月出库 / 盘点调整 / 期末 + 三个金额 | 页面右上选月份 |
| 全年趋势 | 12 个月的进出与月末结存 | 选年份 |
| 导出完整 Excel | 8 张表：说明、商品档案、入库流水、出库流水、库存结存、盘点记录、月报、全年趋势 | 首页或「我的」页点按钮 |
月报的「期末数量」与「库存结存」永远一致（都含盘点调整）。如果两者对不上，说明数据被外部改过，请立刻联系管理员。
导出的 Excel 带表头样式、冻结首行和筛选，可以直接交给财务，也能继续做透视表。
8. 角色与权限
| 能做什么 | 老板 | 库管 |
|---|---|---|
| 看板 / 结存 / 月报 / 全年 / 流水 | ✅ | ✅ |
| 入库、出库、作废 | ❌ | ✅ |
| 盘点发起与提交 | ❌ | ✅ |
| 建档、启停商品 | ❌ | ✅ |
| 改成本价 / 销售价 | ✅ | ❌（提交后价格不变） |
| 账号管理（新建/重置/停用） | ✅ | ❌ |
| 导出 Excel | ✅ | ✅ |
老板登录后页面顶部会有一条「只读视角」提示，看到它说明当前账号没有录单权限。
9. 常见报错与处理
| 提示 | 原因 | 怎么办 |
|---|---|---|
| 零头必须小于每件数量 | 零头填成 ≥ 一件的数量 | 把整件部分进位到「件数」，零头只留余数 |
| 商品不存在 / 未建档 | 编码不在档案里 | 先去「商品档案」建档 |
| 超库存：当前结存 N | 出库数大于现有库存 | 核对是否选错商品，或先盘点调账 |
| 该单据已作废过了 | 一张单只能作废一次 | 去「流水」看反向冲销单是否已生成 |
| 该盘点单已提交，不能重复提交 | 盘点单只能用一次 | 要再调就新建一张盘点单 |
| 有差异 +N，必须选择原因码 | 差异没选原因 | 在「原因码」列选一个 |
| 日期格式应为 YYYY-MM-DD | 写成了 2026.11.14 / 2026年11月 | 改成 2026-11-14 |
| 当前角色无此操作权限 | 老板账号在做录入 | 让库管账号操作 |
| 用户名或口令不正确 | 输错，或账号被停用 | 连错多次找老板重置口令 |
10. 十条注意事项（红线）
- 零头不要塞进件数。「1 件 6 瓶（4 瓶/件）」这种写法是账乱的开端，系统会拦。
- 日期必须是日期。月报、全年趋势全靠日期分段，写文本会统计错。
- 单据号不要手编。自动生成的
R-/C-/T-/V-前缀是区分单据类型的依据。 - 已提交的单据不能改，只能作废。作废后原单标记「已作废」，并生成一张
V-反向单，两张都留在流水里——这是审计痕迹，不要试图删记录。 - 盘点提交即改结存。提交前把实盘数字再核一遍。
- 赠送、自用、调拨一定要选对类型。选成「销售出库」会虚增收入，也会让老板误判销量。
- 改价只有老板能做。库管保存后价格不变，这是防误改，不是 bug。
- 期初填错要慎重处理。少量差异用盘点调平；如果初期就整体错了，建议停业核对后重建档案，别用假单据凑数。
- 不要直接改数据库、不要删 data 目录。需要改数据，走作废/盘点两条正规路径。
- 手机端横屏看表更清楚。表格可左右滑动；录入时用竖屏、数字键盘更方便。
11. 数据与备份
| 项 | 说明 |
|---|---|
| 数据在哪 | 公司服务器上，由管理员统一维护（不是存在你自己的电脑里） |
| 自动备份 | 每天凌晨自动备份一份，保留 30 天；每次服务重启也会额外备份 |
| 要一份历史数据 | 用「导出完整 Excel」，随时可下载，含全部流水与报表 |
| 忘记口令 | 找老板在「账号」页重置；老板自己忘了找管理员 |
| 换手机/换电脑 | 不用迁移数据，打开同一网址登录即可 |